Keuangan · Dokumentasi
Utang Supplier dan Jatuh Temponya
Utang supplier adalah nilai barang yang sudah diterima tetapi belum dibayar. Setiap pembelian yang diterima tanpa pembayaran langsung menambah utang, dan setiap utang punya jatuh tempo. Melacaknya penting bukan karena jumlahnya, melainkan karena waktunya: beberapa tagihan yang jatuh tempo di minggu yang sama bisa menghabiskan kas meski masing-masing terlihat kecil.
Di halaman ini
Dari mana utang muncul
Titik yang menentukan adalah penerimaan barang, bukan pesanan pembelian. Pesanan hanyalah niat; utang baru nyata setelah barangnya ada di gudang. Toko yang mencatat utang saat memesan akan selalu melebih-lebihkan kewajibannya.
Yang perlu dijaga
- Jarak jatuh tempo antar supplier — hindari semuanya jatuh di tanggal yang sama.
- Kesesuaian antara barang yang diterima dan yang ditagih; selisihnya diselesaikan sebelum dibayar.
- Umur utang: yang lewat jatuh tempo merusak hubungan dengan supplier jauh lebih cepat daripada nilainya.
- Kesesuaian pesanan dan penerimaan — lihat pesanan pembelian vs penerimaan barang.
Contoh: tiga tagihan di minggu yang sama
Supplier A Rp14.500.000 jatuh tempo tanggal 12, B Rp9.200.000 tanggal 13, C Rp6.800.000 tanggal 15.
Total Rp30.500.000 dalam empat hari. Masing-masing wajar; bersamaan, hampir sebulan omzet kotor toko kecil.
Yang bisa dilakukan hanya kalau diketahui lebih awal: menggeser satu pesanan berikutnya, atau meminta tempo berbeda ke salah satu supplier.
Ngebon bahan di warung F&B
Utang supplier bukan hanya urusan toko ritel dengan pesanan pembelian resmi. Warung yang mengambil ayam dan sayur tiap pagi lalu membayarnya mingguan punya utang yang sama persis — dan sampai belum lama ini tidak ada kolom untuk mencatatnya, sehingga setiap belanja tercatat lunas seketika.
Sekarang pembelian bahan bisa ditandai bayar nanti. Stoknya tetap bertambah pada hari barangnya datang, tapi tidak ada uang yang keluar dari rekening mana pun sampai bonnya dilunasi.
Yang menentukan angka bukan hanya jumlahnya, melainkan tanggal pelunasannya: bon yang dibeli tanggal 1 dan dibayar tanggal 10 keluar dari arus kas tanggal 10. Mencatatnya di tanggal belanja akan menunjukkan uang pergi pada hari ia masih ada di rekening.
Di Aksylo
Daftar tagihan di Aksylo dihitung dari pembelian yang barangnya sudah diterima dan belum lunas, jadi angkanya mengikuti penerimaan barang, bukan pesanan yang masih di jalan.
Dua sumber, satu angka: pesanan pembelian ritel dan bon bahan F&B dijumlahkan di tab yang sama. Bagi pemilik toko keduanya satu pertanyaan — berapa yang masih saya utang.
Pelunasan dicatat di aplikasi: tombolnya menanyakan dari rekening mana dan tanggal berapa, karena keduanya menentukan saldo mana yang turun dan hari mana arus kasnya berkurang. Bon belum bisa dicicil, dan karena pembelian bahan tidak menyimpan termin, bon tidak punya tanggal jatuh tempo.