Point of Sale · Dokumentasi
Membatalkan Transaksi dan Mengembalikan Uang
Pembatalan dipakai sebelum transaksi selesai — item salah dihapus dari keranjang dan tidak ada yang tercatat. Pengembalian dana dipakai setelah transaksi selesai dan uang sudah diterima, sehingga menghasilkan catatan baru yang mengembalikan stok dan mengurangi penjualan. Menggunakan yang satu untuk pekerjaan yang lain adalah penyebab paling umum stok dan kas berbeda dari kenyataan.
Di halaman ini
Dua hal yang berbeda
| Pembatalan (void) | Pengembalian (refund) | |
|---|---|---|
| Kapan | Sebelum bayar | Setelah bayar |
| Yang tercatat | Tidak ada | Catatan retur baru |
| Efek ke stok | Belum berkurang | Dikembalikan |
| Efek ke kas | Belum masuk | Keluar |
| Perlu persetujuan? | Biasanya tidak | Sebaiknya ya |
Baris terakhir bukan soal kepercayaan. Pengembalian dana mengurangi penjualan dan mengeluarkan uang; sebuah tindakan sebesar itu layak punya jejak siapa yang memutuskan, sama seperti retur barang.
Kesalahan yang merusak angka
- Menghapus transaksi lama untuk "membetulkan" kesalahan — riwayatnya ikut hilang.
- Mengembalikan uang tanpa mencatat retur, sehingga stok tetap terlihat berkurang.
- Mencatat retur tapi uangnya diambil dari laci tanpa dicatat sebagai pengeluaran.
- Membuat transaksi baru bernilai minus alih-alih memakai alur retur.
Contoh: satu kesalahan, dua akibat
Pembeli membatalkan satu dari tiga item setelah struk tercetak dan uang diterima.
Kasir mengembalikan Rp25.000 dari laci tanpa mencatat retur.
Akibatnya dua: stok item itu terhitung terjual padahal kembali ke rak, dan laci kurang Rp25.000 tanpa penjelasan saat ditutup.
Istilahnya dijelaskan terpisah di void transaksi, dan sisi uangnya di mengembalikan uang ke pembeli.
Aturan sederhana untuk kasir
- Belum bayar → batalkan itemnya, ulangi.
- Sudah bayar → proses retur, jangan sentuh transaksi lama.
- Ragu → panggil penanggung jawab sebelum uang berpindah.
Di Aksylo
Retur di Aksylo membuat catatan tersendiri yang mengembalikan stok dan mengurangi penjualan, jadi transaksi aslinya tetap utuh sebagai riwayat.