Inventory · Dokumentasi
Transfer Stok Antar Outlet
Transfer stok adalah perpindahan barang dari satu outlet ke outlet lain yang tercatat sebagai dokumen resmi: stok berkurang di outlet asal dan bertambah di outlet tujuan, dalam satu transaksi yang bisa ditelusuri. Barang yang berpindah tanpa dokumen adalah penyebab selisih stok paling umum di bisnis multi-cabang, karena kedua outlet sama-sama merasa angkanya benar.
Di halaman ini
Kenapa transfer butuh dokumen
Tanpa dokumen, perpindahan barang hanya hidup di kepala orang yang membawanya. Outlet asal mengira sudah mengurangi, outlet tujuan mengira belum menerima, dan selisihnya baru muncul saat stock opname sebulan kemudian — ketika tidak ada lagi yang ingat detailnya. Dokumen transfer mengikat kedua sisi pada satu catatan yang sama.
Menangani barang dalam perjalanan
Antara dikirim dan diterima, barang berada di posisi menggantung. Praktik yang aman: outlet tujuan mengonfirmasi berdasarkan fisik yang benar-benar sampai, bukan berdasarkan angka di dokumen. Kalau ada selisih, koreksinya melalui stock adjustment dengan alasan yang jelas — bukan dengan mengubah dokumen transfernya.
Contoh: transfer yang menutup selisih
Cabang Selatan kelebihan 40 botol kopi literan, cabang Utara kehabisan. Transfer TRF-0087 dibuat: Selatan −40, Utara +40, keduanya merujuk dokumen yang sama.
Saat opname bulan itu, kedua cabang cocok. Sebelumnya, perpindahan seperti ini muncul sebagai "hilang 40 di Selatan, lebih 40 di Utara" dan dituduhkan pada kesalahan kasir.
Kapan transfer dipakai, kapan tidak
- Pakai transfer untuk perpindahan antar outlet, termasuk pinjam-meminjam sementara.
- Jangan pakai transfer untuk barang rusak atau hilang — itu wilayah penyesuaian stok.
- Jangan pakai transfer untuk barang masuk dari supplier — itu penerimaan barang atas purchase order.
- Batasi siapa yang boleh membuat transfer, sama seperti pembatasan penyesuaian stok.
Di Aksylo
Aksylo mencatat transfer antar outlet sebagai dokumen dua sisi: stok keluar di outlet asal dan masuk di outlet tujuan, keduanya tercatat di ledger dengan referensi yang sama sehingga bisa ditelusuri kapan pun.