Panduan Praktis · Panduan
Cara Mengelola Stok Kafe
Stok kafe dikelola dalam tiga lapisan: data (semua bahan tercatat dengan satuan konsisten dan resep terpasang di tiap menu), rutinitas (belanja dicatat saat datang, hitung cepat bahan mahal setiap tutup, hitung penuh mingguan), dan evaluasi (bandingkan pemakaian teoretis dari penjualan dengan pemakaian nyata untuk menemukan kebocoran). Sistem POS berbasis resep mengotomatiskan lapisan pertama dan kedua.
Di halaman ini
Langkah 1: Data bahan yang benar
- Daftar semua bahan dengan satuan konsisten
Kopi (gram), susu (ml), sirup (ml), cup & tutup (pcs). Konsep dasarnya di stok bahan baku F&B.
- Catat harga beli per kemasan
Rp 18.000/liter susu = Rp 18/ml — dari sinilah HPP dihitung.
- Pasang resep di menu terlaris dulu
10 menu teratas biasanya mewakili 70%+ pemakaian bahan; sisanya menyusul.
- Catat stok awal
Timbang/hitung sekali dengan jujur — baseline yang salah menular ke semua angka berikutnya.
Langkah 2: Rutinitas yang ringan tapi konsisten
| Frekuensi | Kegiatan | Durasi |
|---|---|---|
| Setiap barang datang | Catat belanja bahan masuk (jumlah + harga) | 2 menit |
| Setiap tutup | Hitung cepat 5 bahan termahal (beans, susu, protein) | 10 menit |
| Mingguan | Hitung penuh semua bahan + cek stok menipis | 45–60 menit |
| Bulanan | Evaluasi selisih & review harga supplier | 1 jam |
Langkah 3: Ukur selisih pemakaian
Penjualan × resep = pemakaian teoretis. Hitungan fisik = pemakaian nyata. Selisihnya adalah kebocoran: porsi berlebih, tumpahan, bahan terbuang, atau takaran tidak konsisten. Nyatakan dalam rupiah supaya terasa — selisih susu 4 liter/minggu = Rp 288.000/bulan.
Contoh evaluasi mingguan
Penjualan minggu ini memakai (teoretis): beans 9,4 kg · susu 31 liter · gula aren 5,2 liter.
Hitung fisik: beans terpakai 10,1 kg (selisih 7%) · susu 31,8 liter (3%) · gula aren 5,3 liter (2%).
Tindak lanjut: kalibrasi grinder + briefing takaran dosing — target selisih beans turun ke <4%.
Kesalahan yang paling sering terjadi
- Mencatat belanja "nanti saja" — stok sistem tertinggal dari kenyataan sejak hari pertama.
- Resep hanya di kepala barista — takaran ikut mood; food cost tidak pernah stabil.
- Semua bahan dianggap sama penting — fokus dulu ke bahan yang mahal dan cepat habis.
Di Aksylo
Dengan Aksylo, resep memotong stok bahan otomatis setiap penjualan, belanja bahan memperbarui harga rata-rata, dan bahan di bawah ambang minimum ditandai — rutinitas di atas tinggal menyisakan hitung fisik berkala.